De vernieuwing van werkruimtes in het licht van de coronacrisis

De huidige pandemie heeft geleid tot het grootste experiment op het gebied van telewerk tot nu toe. Bedrijven hebben massaal telewerk geïmplementeerd, een directe oplossing om elk fysiek contact tussen medewerkers te vermijden. Coworking-ruimtes, die nabijheid als troef claimen om de relaties tussen individuen te bevorderen, zijn leeggelopen. Om de economie veilig te stellen, zijn bedrijven gedwongen hun werkplekken opnieuw in te richten, zodat ze rust en veiligheid garanderen en aangepast zijn aan de nieuwe hygiënemaatregelen. Velen zijn begonnen met het herinrichten van hun werkruimtes om de mogelijke verspreiding van het virus in te dammen en de professionele behoeften van hun medewerkers te ondersteunen.

Het gaat om een ontwikkeling die al geanticipeerd was bij de creatie van het concept van premium flexibele werkplekken voor bedrijven: Welkin & Meraki. Alain Brossé, oprichter en CEO, benadrukt: “We wisten dat werkruimtes zouden evolueren naar meer menselijke, flexibele en hoogwaardige oplossingen. We wisten ook dat deze evolutie gebaseerd moest zijn op meer elegante en comfortabele concepten, maar dat ze vooral de menselijke behoeften moest terugbrengen naar het hart van het ontwerp. Ruimte, afstand, elegantie en rust waren voor ons vanzelfsprekend maatstaven om efficiënt te werken in geprivatiseerde kantoren of bij coworking. Door de lockdown hebben velen ontdekt dat werken op afstand, buiten het hoofdkantoor, echt haalbaar was.”

“Vandaag de dag begrijpen bedrijven dat flexibele werkoplossingen de norm zullen worden voor alle soorten organisaties en vooral voor de grootste bedrijven, die zich willen blijven aanpassen aan en inspelen op allerlei gebeurtenissen. Deze crisis heeft de relevantie van ons concept aangetoond. Naast het aanbieden van ruimtes die bevorderlijk zijn voor de concentratie en innovatie, zijn onze klanten volledig veilig, in lijn met de hygiënenormen, in een hoogwaardige omgeving die de vertrouwelijkheid en gezondheid van de medewerkers respecteert.”

Een nieuwe dynamiek

Als internationale speler in de sector, met een concept dat gericht is op bedrijven die hoogwaardige oplossingen zoeken, heeft Welkin & Meraki zich gemakkelijk kunnen aanpassen aan de gezondheidscrisis. Dankzij de sociale afstand tussen elke werkplek die er al was, hoefde het bedrijf alleen enkele extra diensten toe te voegen, vanaf de eerste dagen van de lockdown: social distancing in vergaderzalen en corporate coworking-ruimtes; een minimale aanwezigheid van medewerkers ter plaatse om de aanwezige klanten bij te staan; het aanbieden van absolute flexibiliteit in de indeling van gedeelde kantoren; het toevoegen van het beheer van de post en telefoongesprekken op afstand voor de klanten van virtuele kantoren, zonder te vergeten 24/7 toegang te voorzien voor alle klanten, terwijl een permante reiniging en desinfectie van de werkruimtes gegarandeerd wordt.

Tot gisteren leek het idee om alle medewerkers samen te brengen in grote “open-spaces” of om gedeelde werkplekken te gebruiken om het netwerken te bevorderen, meer dan aantrekkelijk. De Covid-19-crisis bracht echter een nooit geziene golf van telewerken met zich mee, om de pandemie in te dammen. De nabijheid die de gedeelde werkplekken met zich meebrengen is een echt obstakel geworden voor ieders veiligheid. Om de economie te redden was het nodig snel manieren te vinden om teams in staat te stellen hun activiteiten voort te zetten op een veilige manier en met veilige afstanden. Sommige spelers in de sector van de “workspace outsourcing” moesten snel de indeling van hun kantoor- en coworkingsruimtes herzien.

Vele bedrijven moeten vandaag de dag hun diensten herevalueren. ‘Nabijheid’ of niet voldoende afstand tussen medewerkers is een risicofactor geworden. Dit brengt onvermijdelijk de herinrichting van de kantoren met zich mee, met een groot verlies aan aantal werkplaatsen/m² tot gevolg. Herinrichten betekent o.a. ook het aanbrengen van plexi beschermingen, stickers om afstand te garanderen, een afwisselende aanwezigheid van de leden van elk team, een virtueel business plan, medewerkers die zich afwisselen voor telefonische permanentie…. Genoeg mogelijke maatregelen om te ‘sleutelen’ aan de werkplekken die moeten worden heruitgevonden om ze flexibel te maken voor de wereldwijde gezondheidssituatie.

Deze flexibiliteit en aanpasbaarheid stonden centraal in het concept van Welkin & Meraki, al lang voor de Covid-19-crisis. Reeds bij de creatie van ’s werelds eerste concept voor Premium Flexibele Kantoren was de afstand van 2m tussen elk bureau de norm. Bovendien werd gekozen voor ruim en breed meubilair. Hierdoor werd de 1,5m afstandsregel, die nu de gezondheidsnorm is geworden, reeds gerespecteerd. De reinigings- en desinfectiediensten, die al twee keer per dag werden georganiseerd, werden vanaf de eerste dagen van de crisis eenvoudigweg verhoogd tot vier keer per dag. De gedeelde ruimtes – Lounges, Corporate Coworking, keukens, toiletten … die werden ontworpen om comfort, rust en concentratie te voorzien voor iedereen, creëerden voldoende ruimte om te voldoen aan de afstandsnormen terwijl de oorspronkelijke indeling bleef zoals ze was. Dit alles in een elegante en rustige omgeving.

“De huidige situatie heeft de ontwikkelingen die we al hadden voorzien toen we ons concept creëerden versneld. Als deze crisis bedrijven heeft laten zien dat mensen een essentiële behoefte hebben aan samen zijn, aan samen ervaringen delen en dat contact hebben een menselijke noodzaak blijft, dan heeft het ook aangetoond, als dat nog nodig was, in hoeverre flexibele oplossingen voor volledig uitgeruste werkplekken beantwoorden aan de nood zich onmiddellijk te kunnen aanpassen, in een geglobaliseerde economie die te maken krijgt met onvoorspelbare gebeurtenissen”, zegt Alain brossé, CEO van Welkin & Meraki. “De netwerkmogelijkheden die het werken in gedeelde ruimtes biedt, maar ook de flexibiliteit en zekerheid, zijn de belangrijkste troeven die deze sector vandaag de dag de duurzaamheidsoplossing maakt voor alle bedrijven, zelfs als er een crisis ontstaat.”

Ruimte als toegevoegde waarde, aanpasbaarheid als sleutel voor continuïteit

Deze crisis heeft duidelijk gemaakt hoe belangrijk het is voor bedrijven om zich van de ene op de andere dag te kunnen aanpassen aan gelijk welke situatie, zodat ze competitief kunnen blijven ongeacht de veranderende behoeften. Flexibiliteit, hoogwaardige diensten, beheer van vaste kosten en netwerkontwikkeling zijn belangrijke troeven voor de duurzaamheid van bedrijven. De ruimte, die weliswaar noodzakelijk is voor de menselijke ontwikkelingen, maar door sommigen beschouwd wordt als een verlies aan rentabiliteit, wordt zo een “toegevoegde waarde”. Een trend die belichaamd wordt door Welkin & Meraki en die geleidelijk aan een essentiële voorwaarde wordt voor het blijven werken in tijden van crisis.

Ver van de vooropgezette ideeën over trendy en kleurrijk coworking voor jongeren en startups, pleiten de hoogwaardige flexibele kantoren voor “ruimte als toegevoegde waarde” en worden het plaatsen waar de beste technologie en alle hoogwaardige professionele diensten worden gecombineerd:

• “Techiture”, de interactie tussen technologie en architectuur, heerst er en wordt een van de belangrijkste factoren in de volgende grote revolutie van manieren van werken.
  
• Kwalitatief netwerken maakt van flexibele kantoren talentincubators en past deze talentvolle coworking-ruimtes aan aan de volgende golf van innovaties die onze nieuwe manier van werken zullen helpen bepalen. Het gaat erom daar te zijn waar de veranderingen plaatsvinden en connecties te maken, samen te werken en te innoveren.
  
• Rekening houden met de gezondheid van het individu bij de inrichting van werkplekken, bij materialen, licht en de kwaliteit van eten en drinken, wordt essentieel voor de talenten van vandaag en morgen.

Bij Welkin & Meraki spelen de aangeboden hoogwaardige diensten in op de veranderende mentaliteit, verwachtingen en manieren van werken. Een capaciteit voor anticipatie en een permanent aanpassingsvermogen op basis van een toekomstgerichte blik, in plaats van op korte termijn. “De crisis heeft ons twee dingen geleerd: het is gevaarlijk alle werknemers op dezelfde plek te hebben, ook al is dit het hoofdkwartier, maar iedereen thuis houden is ook nefast (gebrek aan efficiënte technische diensten, verlies van menselijke contact, complexiteit van management op afstand …). Dat wisten we al, maar de crisis heeft het aan het licht gebracht: op termijn zal werken op afstand de norm worden. Bedrijven zullen hun personeel moeten decentraliseren en verspreiden over verschillende locaties om zich snel te kunnen aanpassen aan alle nieuwe situaties. De flexibiliteit, het aanpassingsvermogen en de hoogwaardige diensten die wij aanbieden zijn echte toekomstgerichte oplossingen voor bedrijven, ongeacht hun grootte, en vooral in tijden van crisis”, besluit Alain Brossé.

Lees ook:

• Hoe creëer je een eigen thuiskantoor en wat heb je hiervoor nodig?
• Belgische shoppingcenters komen met groot relanceplan voor heropening
• Goede verlichting is essentieel tijdens het thuiswerken
• 5 tips voor een optimale inrichting van de werkplek