Als je in de bouw werkt, zijn er tientallen of misschien wel honderden bestanden waar je tegelijkertijd aan werkt. Omdat daar zoveel werk in zit en er allerlei verschillende mensen bij betrokken zijn, is het natuurlijk belangrijk om die bestanden goed te bewaren. In een werkomgeving waar alles snel en door elkaar kan lopen, is het beheer van documenten soms een uitdaging. Daar komen document management systemen (DMS) goed van pas. Werk je in de bouw? Dan leggen wij uit waarom een DMS geschikt is voor jou.

Opslaan van documenten

Herken je dat? Je hebt allerlei verschillende documenten zoals bouwtekeningen, contracten, verslagen en specificaties die je nodig hebt voor je projecten. En hoewel je ze allemaal goed opslaat, is het soms lastig om er structuur in te brengen. Een van de grootste voordelen van het gebruik van document management systemen binnen de bouw is dat je op een gemakkelijke en gestructureerde manier belangrijke documenten kunt opslaan. Zo heb je de belangrijkste bestanden, zoals bouwtekeningen, op één plek opgeslagen en niet op allerlei verschillende plekken zoals je nu misschien hebt. Met deze speciale software bouw verminder je dus het risico op verlies van deze belangrijke projectdocumenten. Daarbij bespaar je hiermee veel opslagruimte en is het veel eenvoudiger om documenten terug te vinden wanneer je ze nodig hebt.

Wat het opslaan van documenten nog efficiënter maakt, is dat je de mogelijkheid hebt om je documenten te categoriseren. Zo kun je bouwtekeningen en contracten per project opslaan en snel weer terugvinden. Ook worden al je documenten op een extra veilige manier opgeslagen, zodat niemand anders dan jij en de mensen die bij de projecten betrokken zijn, bij het document kunnen. Jouw gegevens worden versleuteld: Het systeem gebruikt een soort geheimtaal om jouw informatie te beschermen en alleen mensen met de juiste ‘sleutel’ kunnen deze informatie lezen. Zo komen jouw bestanden dus nooit in de verkeerde handen terecht!

Communicatie en samenwerking bevorderen

In de bouwsector draait alles om samenwerken en een goede onderlinge communicatie tussen onder andere bouwinspecteurs en aannemers. Met document management systemen verbeter je deze communicatie en samenwerking. Door je documenten hierin op te slaan, kun je door actief versiebeheer precies zien of je de meest recente versie voor je hebt. Je kunt zien wanneer en door wie deze versie is geüpload. Zo weet je bij wie je moet aankloppen als je ergens een vraag over hebt of als iets niet duidelijk is. Is het de definitieve versie? Dan staat dat bij het bestand aangegeven.

Daarbij ben je dankzij een DMS niet meer afhankelijk van eindeloze mails, whatsapp-berichten en sms'jes. Als het bestand is bewerkt, kun je dus zien wanneer en door wie dit is gebeurd. De bestanden kun je op allerlei verschillende manieren delen. Deel het direct vanuit je DMS-omgeving of gebruik een MS Teams-integratie om je bestanden te delen. Om zeker te weten dat je gegevens beschermd zijn, voeg je een wachtwoord toe bij het delen van de link. Hierdoor zal de onderlinge samenwerking veel soepeler gaan.

Toegang tot documenten op de werkplaats

Bovendien hoef je geen tientallen documenten meer uit te printen en daar doorheen te bladeren als je op de werkplaats staat. Je kunt namelijk ter plekke documenten bekijken en downloaden. Dus stel dat er iets last minute door iemand is aangepast, zie je dat meteen. Zo loop je niks mis, en kunnen ingenieurs meteen bij bouwtekeningen en kunnen aannemers nog een keer de contracten raadplegen als hier onduidelijkheid over is. Een DMS versnelt dus het gehele bouwproces en zorgt ervoor dat dit goed loopt van begin tot eind.