De reactie op stilstand hangt af van de oorzaak, het type machine en de afspraken tussen gebruiker en leasemaatschappij. Toch zijn er een aantal vaste onderdelen die bijna altijd terugkomen bij storing of uitval tijdens de leaseperiode.
Wat eerst gecontroleerd wordt bij storing
Bij stilstand wordt meestal eerst gekeken naar de oorzaak van het probleem. Gaat het om een technisch defect, onjuist gebruik of een externe factor zoals schade of overbelasting? In veel gevallen is er een meldprocedure waarbij de storing wordt gemeld aan de leasemaatschappij of de servicepartner.Afhankelijk van het type contract kan er sprake zijn van directe reparatie, tijdelijke vervanging of het inschakelen van externe monteurs. Het is belangrijk dat deze stappen goed vastliggen, zodat niet ter plekke gezocht hoeft te worden naar wie verantwoordelijk is voor wat.
Bij machines met softwarecomponenten wordt soms eerst op afstand gecontroleerd of het probleem opgelost kan worden via herstart of update. In andere gevallen moet de machine worden onderzocht op locatie of terug naar de leverancier worden gestuurd.
Wat het contract zegt over uitval
Het leasecontract bepaalt hoe de stilstand wordt afgehandeld. Sommige contracten bevatten bepalingen over reactietijd, maximale wachtdagen en vervangend materieel. Ook is vastgelegd of de huurder zelf kosten draagt voor transport of onderdelen, en welke uitzonderingen gelden voor schade buiten normaal gebruik.Bij langdurige uitval komt soms de looptijd van het contract ter discussie te staan. Dit gebeurt vooral bij machines die projectgebonden zijn of slechts tijdelijk nodig zijn. In die gevallen kan het voorkomen dat er een vervangende machine wordt aangeboden of dat de lease tijdelijk wordt opgeschort.
In het midden van het gebruikstraject speelt ook de rol van de aanbieder een belangrijke factor. Leveranciers zoals Proflease werken vaak met eigen servicepartners of afspraken met fabrikanten, waardoor de afhandeling van storingen beter gecoördineerd verloopt dan bij generieke leaseconstructies zonder vaste keten.
Hoe vervanging geregeld wordt
Vervanging is meestal pas aan de orde wanneer reparatie niet binnen een redelijke termijn mogelijk is. In het geval van specialistische machines of maatwerkopstellingen is tijdelijke vervanging niet altijd mogelijk. Dan wordt gekeken of de werkzaamheden op een andere manier kunnen worden voortgezet of verplaatst.Sommige contracten bieden de mogelijkheid om terug te vallen op een pool van vergelijkbare machines. Dit hangt sterk af van de beschikbaarheid, de locatie en het type gebruik. In bepaalde sectoren is tijdige vervanging essentieel, bijvoorbeeld in de bouw of industrie, waar stilstand direct invloed heeft op voortgang en planning.
Bij kleinere machines of kortlopende contracten is vervanging soms niet rendabel. In die gevallen wordt het contract beëindigd en wordt gezocht naar een andere oplossing. Hier speelt de flexibiliteit van de leasemaatschappij een grote rol in hoe snel het proces verloopt.
