Virtueel kantoor kost geen spat

Bouwbedrijf De Rooy uit Sprundel is sinds deze week BouwNed Digitale Aannemer van het jaar. Het bedrijf gebruikt een virtueel kantoor.

In de entreehal van het hoofdkantoor van het Brabantse bouwbedrijf De Rooy in Sprundel schittert de pas gewonnen trofee van Digitale Aannemer van het jaar in de zon. “Het is het ei van Columbus en het kost geen spat”, aldus directeur Marcel de Rooy.

De jury van BouwNed riep De Rooy uit tot winnaar vanwege de succesvolle toepassing van een virtuele kantooromgeving, oftewel een kantoor op internet. Ze prees de verbeterde communicatie tussen bouwplaats en kantoor, de snelle doorvoering van het systeem en de aantoonbare daling van faalkosten. “Dat een virtuele kantooromgeving breed geschikt is voor MKB-bouwbedrijven, nauwelijks leertijd vraagt en geen extra investeringen met zich meebrengt. Dit hebben we in de dagelijkse praktijk nog zelden gezien,” aldus het juryrapport.
Op het virtuele kantoor, ontwikkeld door Webbeat uit Den Haag, kunnen geautoriseerden van Bouwbedrijf De Rooy op elk moment van de dag inloggen. Met een simpele druk op de knop kunnen werknemers afspraken maken, adressen opzoeken van inkopers, agenda’s raadplegen en overzichten van projecten bekijken. Uitvoerders hoeven niet meer te wachten op werkbriefjes en telefoontjes. Alles staat in het systeem. Volgens adjunct-directeur T. Taks is één van de grote voordelen van het webkantoor de daling van faalkosten. “Vroeger bestelde een werknemer een kozijn doormiddel van een telefoontje. Omdat iedereen druk was met zijn eigen projecten werden de bestellingen soms vergeten. Nu zet de uitvoerder de bestelling op het virtuele kantoor. Iedereen kan dit zien. Bovendien nemen de telefoonkosten af. Als je belt praat je al snel 10 minuten over het afgelopen weekeinde.”

Betrokken
Taks, al 26 jaar werkzaam in de bouw onderzocht tijdens zijn onlangs afgeronde studie, bouwplaatsmanagement aan de Hogeschool van Utrecht, ict-toepassingen in bouwbedrijven. Hij realiseerde zich dat uitvoerders op de bouwplaats niet of nauwelijks betrokken waren bij het automatiseringsproces van de onderneming. Ook bij zijn eigen bedrijf. “Onze uitvoerders schreven alles op. Op kantoor werden deze gegevens in computers verwerkt. Vooral bij de urenregistratie ontstond onduidelijkheid. Onze administratie was soms een halve dag bezig om te achterhalen hoeveel uren bouwvakkers daadwerkelijk hadden gewerkt.” Met het virtuele kantoor kunnen de uitvoerders van Bouwbedrijf De Rooy in de bouwkeet, op hun laptops, de urenadministratie van hun werknemers bijhouden. De administratie op kantoor kan dit overnemen zonder dat ze iets moeten invoeren.
Taks concludeert dat Nederlandse bouwbedrijven over het algemeen weinig ict-kennis hebben en vaak achterlopen op ontwikkelingen. Bovendien laten bouwers zich volgens hem makkelijk inpalmen door vertegenwoordigers van softwarebedrijven. “Er zijn bedrijven die software aanschaven voor 50.000 euro. Uit de praktijk blijkt dat zij maar 100 euro van dit programma gebruiken.” Taks bekeek verscheidene softwaremogelijkheden en in april vorig jaar werd het virtuele kantoor bij de Brabanders een feit.

Computers
Bouwbedrijf De Rooy betaalt 80 euro per maand. De directeur: “Veel meer bouwers zouden dit moeten gebruiken. Het is het ei van Columbus.” Hij benadrukt dat het een voordeel was dat zijn uitvoerders relatief jong zijn. “De jongere generatie is opgegroeid met computers. Iedereen was dan ook heel enthousiast.” Hierdoor konden zijn medewerkers binnen een week, zonder cursussen, met het virtuele kantoor overweg. Zelf kan De Rooy ook niet meer zonder. “Ik kan het bedrijf niet leiden zonder computer. Mijn agenda staat in het systeem en de gele memostickers zijn hier niet meer te vinden.”