Inkoop met behulp van de digitale snelweg

De bouw ligt achter op andere branches. Zeker op het gebied van e-commerce blijken die branches meer progressie te boeken dan de bouw.

Een van de pijlers van e-commerce vormt het digitaal selecteren en contracteren van toeleveranciers, ook wel ‘e-sourcing’ en ‘e-auctioning’ genoemd. Beide toepassingen leveren inmiddels aanzienlijke kostenreducties op.

Kijkend naar de traditionele manier van inkopen, zien we veelal het beeld van de inkoper die offertes aanvraagt en de beste eruit pikt. De prijsconcurrentie in de bouw is enorm, vooral in het geval van aanbestedingen. De inkoper, mede verantwoordelijk voor circa 60 tot 70 procent van de kosten, zal bij de onderhandelingen met de leverancier of onderaannemer een sterke focus leggen op de prijs. Dit is niet alleen de situatie voor de project-inkopen maar ook voor reguliere bulkproducten zoals kalkzandsteen, betonmortel, hout en plaatmateriaal.
In inkooptermen spreken we in dit geval over hefboomproducten. Dit zijn producten die enerzijds gekenmerkt worden door een relatief hoge omzetbijdrage en anderzijds gekenmerkt worden door een relatief lage complexiteit of hoge mate van standaardisatie. Immers de voorbeeldproducten zijn standaard en op veel adressen te koop. Het is juist in dit soort producten dat we de marktwerking (concurrentie) optimaal willen benutten. E-sourcing en e-auctioning helpen ons daarbij.

Op het net
Met e-sourcing wordt bedoeld het digitaal aanbesteden van het product. Informatieaanvragen worden op het net aan een potentieel breed publiek kenbaar gemaakt. Geïnteresseerde leveranciers melden zich en verstrekken digitaal de gewenste informatie (denk aan referenties, kennis, productaanbod).
E-sourcings systemen zijn vervolgens in staat op uit deze hoeveelheid informatie op basis van vooraf gedefinieerde beoordelingscriteria de meest geschikte kandidaten te selecteren. Deze kandidaten (short-list), krijgen vervolgens een uitnodiging om mee te doen aan een electronische veiling (e-auction). Op een vaste datum en tijdstip zullen de verschillende leveranciers digitaal (meestal via internet) hun prijzen aanbieden.
Alle aanbiedende partijen zien vervolgens de prijs van de laagste aanbieder op het scherm en krijgen alsnog de gelegenheid om hun prijs neerwaarts bij te stellen. Deze procedure is vaak gekoppeld aan een vaste tijd. Dit betekent dat bijvoorbeeld na 30 minuten de veiling stopt en de dan laagste aanbieder contractant wordt. In de praktijk zien we vaak dat de laatste paar minuten van de veiling de prijs nog een enorm neerwaarts effect krijgt, afhankelijk van de ‘gretigheid’ van de aanbieders.

Selectiecriteria
Het is duidelijk dat het beoogde effect op de inkoopprijs op deze manier maximaal is. De inkoper hoeft niet meer te onderhandelen. De computer doet zijn werk en behaald een prima resultaat.In de praktijk worden zelfs extra kostenvoordelen van 15 tot 40 procent gehaald. De rol van de inkoper verandert. In plaats van onderhandelaar is hij primair de ‘facilitator’ van de digitale tender. Meer nog dan bij traditionele tenders dienen vooraf duidelijke selectiecriteria en wegingsfactoren gedefinieerd te worden. De toepassing kan natuurlijk gebruikt worden op bedrijfsniveau.
Interessanter wordt het echter als diverse bedrijven hun inkoopbehoeftes bundelen (vraagaggregatie) en vervolgens digitaal tenderen. Leveranciers worden geconfronteerd met potentieel hogere omzetten en zijn dan bereid extra korting te verschaffen.