Elk jaar worden er weer miljoenen handleidingen of schriftelijke instructies gepubliceerd. Van een simpele zaklantaarn tot complexe software en industriële machines, overal worden handleidingen voor gemaakt. Voor simpelere producten worden schriftelijke instructies lang niet altijd goed gelezen, maar in de meeste gevallen blijkt een goede handleiding juist van grote waarde.
De meerwaarde van een goede handleiding
Een technische handleiding gaat veel verder dan simpelweg uitleggen hoe een product werkt. Zo draagt dit document bij aan de veiligheid van de eindgebruiker en helpt een goede handleiding om de voordelen van het betreffende product optimaal te benutten.De functies van een handleiding zijn onder meer:
- Ondersteuning bij het installeren of in gebruik nemen van een product
- Hulp om het product optimaal te benutten of zelfs te verbeteren
- Biedt oplossingen bij problemen, zoals een storing of defect
- Bevordert een veilig gebruik van het product
- Bevat informatie over garantie en de verwachte levensduur
- Bevat contactgegevens van de fabrikant of leverancier
Dankzij in een handleiding vermelde onderhoudstips is het bijvoorbeeld mogelijk om de levensduur van een elektrisch apparaat aanzienlijk te verlengen. En de handleiding van een auto geeft instructies waarmee de gebruiker zuiniger kan rijden of het comfort onderweg kan vergroten.
Ook binnen de zakelijke en industriële sector spelen schriftelijke instructies en handleidingen een belangrijke rol. Voor mensen die werken met industriële machines zijn bijvoorbeeld veiligheidsinstructies ontzettend belangrijk om ongelukken te voorkomen. Anderzijds bestaan er ook handleidingen voor complexe softwareprogramma’s, waarmee bedrijven belangrijke administratieve processen stroomlijnen.
Waarom investeren in een goede handleiding?
Er zijn veel voordelen van een handleiding voor de eindgebruiker van een product, maar ook voor de producent of leverancier. Bedrijven steken doorgaans veel tijd en geld in de ontwikkeling en marketing van hun product, maar vergeet daarom ook zeker de handleiding niet!De voordelen van een handleiding voor uw bedrijf:
- Tijdbesparing voor uw klantenserviceafdeling
- Draagt bij aan klantvriendelijkheid
- Bij juridische conflicten als gevolg van uw product is uw bedrijf beter ingedekt
In de eerste plaats voorkomt een technische handleiding dat klanten sneller de hulp van uw klantenservice inschakelen, maar een goede handleiding is ook op juridisch vlak belangrijk wanneer er een geschil ontstaat. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer uw product defect raakt door verkeerd gebruik of door gebrek aan onderhoud. Ook wanneer uw product tot schade of zelfs letsel leidt.
Wanneer uw bedrijf de juiste instructies beschikbaar stelt aan de eindgebruiker, staat uw bedrijf juridisch sterker.
Hoe stelt u de ideale handleiding samen?
De samenstelling van de ideale handleiding verschilt natuurlijk sterk per product. Een handleiding moet zo compleet mogelijk zijn en alle relevante informatie bevatten die de eindgebruiker mogelijk nodig kan hebben. Dit resulteert soms helaas in een enorm boekwerk.Om een handleiding zo lees- en gebruiksvriendelijk mogelijk te maken, mag een goede inhoudsopgave niet ontbreken. Ook het gebruik van technische illustraties wordt doorgaans als prettig ervaren.
Voorheen betrof een handleiding vooral een papieren boekwerk, maar tegenwoordig worden steeds meer handleidingen digitaal meegeleverd. De eindgebruiker kan deze bijvoorbeeld van de website van de fabrikant downloaden of ontvangt instructies per e-mail.
De laatste tip is om uw handleiding professioneel te laten vertalen. De betreffende doeltaal hangt natuurlijk af van de landen waar u uw producten aan levert. Beperk het vertalen dus niet alleen naar het Engels.
Technische vertaling
Er zijn tal van professionele vertalers en vertaalbureaus te vinden, maar hoe vindt u een vertaalbureau dat ook hoge kwaliteit kan leveren als het gaat om een technische vertaling?In de eerste plaats is het aan te raden om gebruik te maken van een native vertaler. Dit is iemand die de gewenste doeltaal op moedertaalniveau beheerst. Naast correcte taal en grammatica kan een native vertaler ook rekening houden met culturele context.
Ten tweede kunt u nagaan of een vertaalbureau of online vertaalplatform ISO gecertificeerd is, bij voorkeur een ISO-9001 en/of ISO-17100 certificaat. Hiermee is uw technische vertaling gegarandeerd van hoge kwaliteit, doordat ISO gecertificeerde vertaalbureaus hun interne kwaliteitscontrole goed op orde moeten hebben.
De derde tip is om te zoeken naar een native vertaler met technische vertalingen als specialisme. Dit zijn native vertalers die bijvoorbeeld bekend zijn met vakjargon dat binnen uw branche wordt gebruikt. Zij weten hoe technische handleidingen, overeenkomsten en protocollen op de juiste manier vertaald moeten worden.
